Die Sache mit dem Eisberg
Das sieht jeder Eigentümer:
  • Wirtschaftspläne
  • Hausgeldabrechnung
  • Einladen, Abhalten und Nachbearbeiten der Eigentümerversammlungen
  • Erstellung und ggf. Anbringung und Versand von Rundschreiben und Aushängen
  • Anwesenheit unserer Mitarbeiter zu Terminen in der Wohnanlage
  • Individuelle Leistungen wie Beratung und Informationen der Eigentümer
  • das Mitwirken bei Wohnungsverkäufen, sofern gewünscht oder erforderlich
Einen etwas tieferen Einblick hat der Verwaltungsbeirat:
  • die Veranlassung von Instandhaltungs/Instandsetzungsmaßnahmen
  • das Einholen und Bearbeiten von Angeboten und Preisanfragen
  • die Erstellung von Ausschreibungen im Zusammenhang mit Modernisierung und Sanierung
  • das Erstellen von Preisspiegeln
  • die Beratung der Wohnungseigentümergemeinschaft in spezifischen Angelegenheiten
  • die Vergabe von Aufträgen an Dienstleister und Handwerksbetriebe
  • die Kontrolle der eingehenden Rechnungen
  • die Prüfung aller Belege
  • die Vorbereitungen im Zusammenhang mit der Eigentümerversammlung
  • die Durchführung und Organisation von Ortsterminen in spezifischen Angelegenheiten
  • Gespräche und Sitzungen mit dem Verwaltungsbeirat
  • Aushandeln und Abschließen von Verträgen
  • Führen der gesamten Korrespondenz der Wohnungseigentümergemeinschaft
  • Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
  • Mahnwesen beim Zahlungsverzug von Hausgeld
Diese Leistungen werden von vielen Eigentümern nicht wahrgenommen:
Kaufmännische Leistungen:
  • das Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge
  • die monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
  • das Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
  • die Überwachung von Zahlungseingängen
  • das Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • die Verwaltung und Disposition von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten, die als offene Fremdgeldkonten mit der Gemeinschaft als Konteninhaber angelegt und geführt werden.
  • die vollständige Rechnungskontrolle
  • die Anweisung sowie das Veranlassen von Zahlungen
  • Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung der beschäftigten Mitarbeiter
  • das Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamer Leistungen
  • das Erstellen der erforderlichen Meldungen ans Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaft
  • das Errechnen und Anfordern beschlossener Sonderumlagen
  • die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
  • das Veranlassen und die Kontrolle von Heizkostenabrechnungen
  • die Erfassung von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser, Stromverbrauch
  • Kenntnis und Beachtung der einschlägigen Gesetze für Lohn- und Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, Grundsteuer sowie der Abgabenverordnung etc.
Technische Leistungen:
  • die Vorbereitung und Veranlassung von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
  • das Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
  • die Einweisung und Einarbeitung der Hausmeister
  • die Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne, Baugesuche, etc.)
  • der Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude, Gewässerschutz, Glasbruch, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscher- wartung)
  • die Vorbereitung und Organisation von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung,Rolltor, Heizung, Feuerlöscher, etc.)
  • die Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
  • die Meldungen von Schadensfällen bei Versicherungen (z.B. Rohrbruch, Sturmschaden) einschliesslich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung
  • die Vergabe und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschließlich Abnahme
  • die Beauftragung von Sachverständigen
  • das Kennen und Beachten von z.B. DIN-Bestimmungen, Landesbauordnung, Druckbehälterverordung, Ortsbaumsatzung, Heizkostenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen
Allgemeine Verwaltung:
  • Erstellung der Korrespondenz mit Eigentümern
  • die Verhandlungen mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
  • die Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung, etc.
  • das Ergreifen von Maßnahmen zur Fristwahrung oder Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
  • die Beratung von Eigentümern, Hausmeistern, Interessenten, etc.
  • das Abschliessen von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge, etc.)
  • die Terminabstimmung, Saalbestellung und Erstellung von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
  • das Erstellen der Beschlussniederschrift inklusive Versand an alle Eigentümer
  • die Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
  • die Erteilen von Genehmigungen und Zustimmungen (Telefon, Veräußerung, Vermietungen, gewerbliche Nutzung)
  • die Ausbildung von eigenem Personal und Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
  • Kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB Erbbaurechtverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, Konkursordnung, Nachbarschaftsrecht

„Quelle: Fachverband Wohnungsverwalter e.V., Düsseldorf“ (Inhalte leicht überarbeitet)